Bokföring i en enskild firma betyder att du löpande registrerar varje affärshändelse, sparar ett underlag till varje post samt avslutar räkenskapsåret med ett bokslut. Bokföringslagen gör dig personligen ansvarig, eftersom du och firman är samma juridiska person.
Omsätter firman högst tre miljoner kronor får du dessutom använda kontantmetoden samt upprätta ett förenklat årsbokslut enligt regelverket K1.
Snabbfakta om bokföringsreglerna
- Kontantmetoden: den kräver att nettoomsättningen normalt ligger på högst tre miljoner kronor per år.
- Kontanta betalningar: du bokför dem senast den påföljande arbetsdagen.
- Övriga affärshändelser: de får vänta upp till 50 dagar efter månadens utgång.
- Momsgränsen: momsplikten börjar först när beskattningsunderlaget passerar 120 000 kronor per år.
- Arkiveringen: räkenskapsinformationen sparar du i minst sju år efter räkenskapsårets slut.
- Deklarationen: Inkomstdeklaration 1 med NE-bilaga lämnar du senast den 2 maj året efter beskattningsåret, eller nästa vardag om datumet infaller på en helg.
Vad innebär bokföringsskyldigheten för en enskild firma?
Bokföringslagen (1999:1078) gäller alla som bedriver näringsverksamhet i Sverige. Det innebär att du ska registrera varje affärshändelse löpande, att varje bokföringspost behöver ett underlag samt att du ska avsluta räkenskaperna när räkenskapsåret tar slut. Kraven gäller redan från den första fakturan, alltså långt innan verksamheten börjar gå med vinst.
En affärshändelse är varje händelse som förändrar företagets ekonomiska ställning. Dit hör försäljningar, inköp, betalningar via banken, egna insättningar samt egna uttag. Eftersom du och firman är samma juridiska person utgör dessutom dina uttag ur verksamheten bokföringspliktiga händelser.
Ska du bokföra själv eller anlita en redovisningskonsult?
De flesta enskilda firmor klarar den löpande bokföringen på egen hand. Antalet affärshändelser är ofta lågt, samtidigt som ett modernt bokföringsprogram sköter kontering, momsrapporter samt underlaget till det förenklade årsbokslutet. Kostnaden blir därmed långt lägre än ett arvode till en redovisningskonsult.
Programmen skiljer sig dock åt i inriktning. Ett program som Mineko vänder sig specifikt till enskilda näringsidkare med kontering enligt BAS-kontoplanen samt förenklat årsbokslut. Väljer du ett program som är anpassat för din verksamhet betalar du därför inte för funktioner du aldrig behöver.
Ta dock hjälp när bokföringen blir mer komplicerad. Har du anställda, handel med andra EU-länder, ett varulager eller inventarier som du ska skriva av växer risken för fel snabbt. En redovisningskonsult kan då ta hand om bokslutet medan du själv fortsätter med den löpande registreringen.
Så bokför du i en enskild firma steg för steg
Sex steg från kvitto till bokförd post
- Samla underlaget: ta hand om kvittot, fakturan eller kontoutdraget som styrker affärshändelsen.
- Digitalisera direkt: fotografera eller skanna pappersunderlaget, eftersom originalet får kastas efteråt.
- Komplettera luckorna: skriv till en uppgift som fattas, exempelvis vad ett kassakvitto på 850 kronor avser.
- Kontera händelsen: använd BAS-kontoplanen med ett belopp i debet samt ett lika stort belopp i kredit.
- Stäm av varje månad: jämför bokföringen med kontoutdraget, så att saldot på bankkontot stämmer.
- Redovisa momsen: lämna momsdeklarationen samt betala in beloppet till skattekontot senast på förfallodagen.
Ska du välja kontantmetoden eller faktureringsmetoden?
Först behöver du välja bokföringsmetod, eftersom valet styr när händelserna hamnar i bokföringen. Kontantmetoden får du använda när den årliga nettoomsättningen normalt uppgår till högst tre miljoner kronor. Faktureringsmetoden står däremot öppen för alla, oavsett storlek på verksamheten.
Kontantmetoden kallas ibland felaktigt för ”enkel bokföring” i motsats till dubbel bokföring. Båda metoderna bygger dock på dubbel bokföring med debet samt kredit. Skillnaden ligger enbart i tidpunkten, alltså när du registrerar affärshändelsen.
| Metod | Du bokför |
|---|---|
| Kontantmetoden | Vid betalningen |
| Faktureringsmetoden | Vid fakturan, sedan vid betalningen |
Väljer du kontantmetoden bokför du alltså ingenting när fakturan går iväg. Vid räkenskapsårets utgång måste du dock ta upp samtliga obetalda fordringar samt skulder. Faktureringsmetoden ger i stället en mer aktuell bild av ekonomin, eftersom varje faktura syns direkt.
Kontantmetoden passar de flesta soloföretagare som fakturerar löpande utan långa kredittider. Faktureringsmetoden fungerar däremot bättre när du har många obetalda fakturor ute samtidigt, eftersom resultatet annars hoppar kraftigt mellan månaderna. Varje faktura ger då två bokföringstillfällen i stället för ett.
Vad måste en verifikation innehålla?
Varje bokföringspost kräver en verifikation. Kvittot, fakturan eller kontoutdraget fungerar som ett bevis för att händelsen har inträffat. Bokföringslagen ställer dessutom tydliga krav på vilka uppgifter verifikationen ska innehålla.
Uppgifter som verifikationen ska innehålla
- Sammanställningsdatum: verifikationen ska tydligt visa vilket datum du sammanställde den.
- Tidpunkt för händelsen: ange den när tidpunkten skiljer sig från verifikationsdatumet.
- Vad affären avser: beskrivningen ska visa vilken vara eller vilken tjänst som ingår.
- Belopp: summan ska framgå, tillsammans med momsen när verksamheten är momspliktig.
- Motpart: det ska framgå vilken kund eller vilken leverantör affären gäller.
- Verifikationsnummer: numret knyter underlaget till den bokförda posten.
Har underlaget en lucka får du komplettera det själv. Ett kassakvitto som bara anger ”Diverse 850 kronor” duger exempelvis inte, utan du behöver skriva till vad köpet avser. Verifikationen ska dessutom visa när du gjorde kompletteringen samt vem som stod bakom den.
När måste du senast bokföra en affärshändelse?
Huvudregeln säger att du ska bokföra affärshändelserna så snart det kan ske. God redovisningssed anger däremot tydliga yttre gränser. För en liten enskild firma ligger de betydligt längre bort än huvudregeln antyder. Bokföringsnämnden preciserar gränserna i det allmänna rådet BFNAR 2013:2.
| Situation | Senaste tidpunkt |
|---|---|
| Kontanta betalningar | Påföljande arbetsdag |
| Certifierat kassaregister | 50 dagar efter månaden |
| Övriga affärshändelser | 50 dagar efter månaden |
| Under tre miljoner | 50 dagar efter kvartalet |
| Under en miljon | Deklarationsdagen |
Sedlar samt mynt registrerar du alltså den första arbetsdagen efter händelsen. Går försäljningen genom ett certifierat kassaregister faller den däremot in under samma 50-dagarsregel som kortbetalningar, banköverföringar samt fakturor.
Den generösaste regeln kräver tre saker samtidigt: nettoomsättningen ligger under en miljon kronor, verksamheten saknar handel med andra EU-länder samt antalet verifikationer ligger på högst 50 med högst 250 affärshändelser. Uppfyller du alla tre villkoren får du vänta med registreringen ända tills det är dags att lämna inkomstdeklarationen.
Även när du får vänta gäller ett krav på ordning. Kvitton samt fakturor ska ligga samlade i väntan på registrering, exempelvis i en pärm eller i bokföringsprogrammets inkorg. Senareläggningen gäller alltså själva registreringen, inte hanteringen av underlagen.
Så håller du isär privat ekonomi och firmans ekonomi
Något lagkrav på ett separat företagskonto finns inte för enskilda näringsidkare, eftersom du och firman är samma person. Bokföringslagen kräver däremot att verksamhetens ekonomi går att följa separat. Dessutom har flera banker egna villkor som förbjuder näringsverksamhet på privatkonton, varför ett eget konto ofta blir nödvändigt ändå.
Bokföringen blir betydligt enklare med ett konto som du bara använder i firman. Bankkopplingen i programmet parar då ihop transaktionerna direkt med bokföringen, vilket gör den månatliga avstämningen mot kontoutdraget snabb.
Pengar som du för in i verksamheten bokför du som en egen insättning. Tar du ut pengar bokför du det i stället som ett eget uttag. Någon lön i vanlig mening förekommer alltså inte i en enskild firma, utan du skattar för vinsten som inkomst av näringsverksamhet. Egenavgifterna samt den preliminära skatten betalar du i stället löpande via F-skatten på skattekontot.
Hur fungerar momsen i en enskild firma?
Momsen påverkar bokföringen varje gång du säljer eller köper något. Utgående moms lägger du på fakturan till kunden. Ingående moms betalar du vid egna inköp. Skillnaden mellan utgående samt ingående moms redovisar du sedan till Skatteverket.
Alla behöver dock inte hantera moms. Enligt Skatteverket är företag med säte i Sverige automatiskt undantagna från momsplikt när beskattningsunderlaget uppgår till högst 120 000 kronor både under innevarande kalenderår samt under de två närmast föregående åren. Vid 25 procents moms motsvarar gränsen en försäljning på 150 000 kronor inklusive moms.
Passerar du gränsen upphör undantaget direkt vid den försäljning som tar dig över beloppet. Därefter ska du ta ut moms samt anmäla företaget för momsregistrering. Undantaget upphör dessutom om du ansöker om momsregistrering eller flyttar företagets säte utomlands.
| Redovisningsperiod | Sista dag |
|---|---|
| Helår | 12 maj året efter |
| Kvartal | 12:e i andra månaden |
| Månad | 12:e i andra månaden |
Helårsmoms gäller enskilda näringsidkare som omsätter högst en miljon kronor utan handel med andra EU-länder. Vid EU-handel flyttas sista dagen i stället till den 26 februari. Kvartalsmoms passar omsättningar upp till 40 miljoner kronor, med den 17 augusti som undantag för perioden april till juni.
Månadsmoms blir obligatorisk över 40 miljoner kronor. Då gäller den 26:e i månaden efter perioden i stället för den 12:e. Mindre företag får dessutom välja månadsredovisning frivilligt, varför den 17:e gäller i januari samt augusti.
Förseningsavgiften för en momsdeklaration ligger på 625 kronor per tillfälle. Lämna därför in deklarationen även när du saknar moms att redovisa, eftersom en nolldeklaration också fyller kravet.
Hur gör du bokslut i en enskild firma?
När räkenskapsåret tar slut ska du avsluta den löpande bokföringen. Enskilda näringsidkare vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får då upprätta ett förenklat årsbokslut. Reglerna för det förenklade årsbokslutet finns i regelverket K1, alltså BFNAR 2006:1, hos Bokföringsnämnden.
Det förenklade årsbokslutet består av en resultatdel samt en balansdel enligt en fastställd uppställningsform. Bokslutet lämnar du inte in till Skatteverket, utan du sparar det tillsammans med övrig räkenskapsinformation. Siffrorna ligger sedan till grund för NE-bilagan i inkomstdeklarationen.
Inkomstdeklaration 1 med NE-bilaga lämnar du normalt senast den 2 maj året efter beskattningsåret, eller nästa vardag när datumet infaller på en helg. I NE-bilagan gör du dessutom ett schablonavdrag för egenavgifter, för aktiv näringsverksamhet med högst 25 procent av överskottet. Enligt Skatteverket uppgår fulla egenavgifter till 28,97 procent, varför du stämmer av schablonavdraget mot de faktiska avgifterna året därpå.
Sex datum att ha i kalendern
- Löpande: du registrerar affärshändelserna senast 50 dagar efter månadens eller kvartalets utgång.
- 12 februari: kvartalsmomsen för oktober till december ska ha kommit in till Skatteverket.
- 2 maj: Inkomstdeklaration 1 med NE-bilaga ska ligga hos Skatteverket, eller nästa vardag om datumet infaller på en helg.
- 12 maj: helårsmomsen samt kvartalsmomsen för januari till mars förfaller.
- 17 augusti: kvartalsmomsen för april till juni ska ha kommit in.
- 12 november: kvartalsmomsen för juli till september förfaller.
Sju års arkivering av räkenskapsinformationen
Du ska spara all räkenskapsinformation i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret tog slut. Kravet omfattar verifikationer, löpande bokföring, bokslut samt systemdokumentation. Arkiveringskravet gäller oavsett om underlagen är digitala eller fysiska.
Sedan den 1 juli 2024 gäller däremot en betydande lättnad i 7 kap. 6 § bokföringslagen. Du får förstöra ett papperskvitto eller en pappersfaktura så snart du fört över informationen till en annan handling, exempelvis genom skanning eller fotografering. Tidigare krävde lagen att du sparade originalet i tre år.
Villkoret är att överföringen sker utan risk för att informationen förändras eller försvinner. Bilden måste alltså vara fullständig samt läsbar. Dessutom behöver du förvara den säkert under hela arkiveringstiden. Lättnaden gäller även bakåt i tiden, vilket betyder att du får slänga äldre kvitton när du digitaliserat dem korrekt.
Misstag som skapar merarbete
Fem vanliga fel i den löpande bokföringen
- Kvittohögen till december: underlag hinner försvinna samtidigt som arbetet blir onödigt tungt.
- Privata köp på företagskortet: de skapar poster som du får reda ut långt i efterhand.
- Glömd moms i planeringen: momsen tillhör Skatteverket redan när kunden betalar fakturan.
- Slarvigt fotograferade kvitton: de duger inte som verifikationer när beloppet eller momsen blir oläsligt.
- Försenad deklaration: Skatteverket tar då ut en förseningsavgift som hade gått att undvika.
Vanliga frågor från enskilda näringsidkare
Måste jag använda ett bokföringsprogram?
Nej, lagen kräver inget särskilt program. Bokföringsnämnden tillhandahåller till och med dagboksblad för den som bokför för hand. Däremot slår Bokföringsnämnden fast att ett program där registreringen kan ändras i efterhand, exempelvis ett kalkylark i Excel, inte är tillåtet. De flesta väljer därför ett bokföringsprogram, eftersom det både låser posterna och tar fram momsrapporterna.
Måste en enskild firma ha ett separat företagskonto?
Något lagkrav finns inte, eftersom du och firman är samma juridiska person. Bokföringslagen kräver däremot att verksamhetens ekonomi går att följa separat. Dessutom har flera banker egna villkor som förbjuder näringsverksamhet på privatkonton, varför ett eget konto ofta blir nödvändigt ändå.
Hur länge måste jag spara kvitton och fakturor?
Du ska spara räkenskapsinformationen i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret tog slut. Sedan den 1 juli 2024 får du däremot slänga pappersoriginalet så snart du överfört informationen till en digital handling. Den digitala kopian måste då vara läsbar samt fullständig under hela perioden.
Vad kostar det att lämna deklarationen för sent?
Förseningsavgiften för Inkomstdeklaration 1 uppgår till 1 250 kronor för privatpersoner samt enskilda näringsidkare. Skatteverket kan ta ut ytterligare avgifter efter tre respektive fem månader, alltså sammanlagt högst 3 750 kronor. En försenad momsdeklaration kostar i stället 625 kronor per tillfälle.
Måste jag momsregistrera mig direkt när jag startar firman?
Nej, inte om beskattningsunderlaget uppgår till högst 120 000 kronor per år. Undantaget gäller automatiskt när företaget har säte i Sverige samt inte passerat gränsen under något av de två föregående kalenderåren. Du får dock ansöka om momsregistrering frivilligt, vilket många gör för att kunna dra av ingående moms på sina inköp.
När behöver jag ett certifierat kassaregister?
Kravet gäller när du tar emot betalningar på plats via kontanter, kort eller Swish. Understiger den försäljningen fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår ser Skatteverket den som obetydlig, varför du klarar dig utan kassaregister. Distanshandel samt ren fakturering faller dessutom helt utanför kravet.
Läs vidare om att driva eget
- Starta enskild firma steg för steg: guiden går igenom registreringen samt ansökan om F-skatt.
- Enskild firma eller aktiebolag: jämförelsen väger ansvar, skatt samt administration mellan företagsformerna.
- Kalkylator för F-skatt: verktyget räknar fram din preliminära skatt utifrån beräknat överskott.
- Momsräknare: den tar snabbt fram beloppen för 25, 12 samt 6 procents momssats.
- Balansräkning: artikeln förklarar tillgångar, skulder samt eget kapital i bokslutet.
- Checklista för att starta eget: listan samlar stegen innan den första fakturan går iväg.
Isabelle Andersson är chefsanalytiker på Bättre Affärer med över tio års erfarenhet av finansiell analys och bolagsvärdering. Hon arbetar med strukturerade och oberoende genomgångar av noterade bolag med fokus på affärsmodell, kassaflöden och långsiktigt värdeskapande. Isabelle publicerar inga investeringsråd utan strävar efter att ge läsaren ett sakligt och transparent beslutsunderlag.