Attestering är en central process inom ekonomi och administration, som säkerställer att dokument, transaktioner och kostnader granskas och godkänns innan de verkställs. Genom att ha en noggrann attestprocess kan organisationer minimera risker för fel, bedrägerier och slöseri med resurser. Attestering omfattar olika steg och kontroller beroende på sammanhanget, från löpande affärstransaktioner till mer komplexa finansiella rapporter.
Vad betyder attestering?
Attestering innebär att en person med behörighet granskar och godkänner ett dokument eller en transaktion. Det är vanligt inom företag och offentlig sektor där godkännandet kan gälla utgifter, betalningar, beställningar eller andra administrativa handlingar. Att attestera innebär i praktiken att någon intygar att informationen är korrekt och följer organisationens riktlinjer och policys.
Varför är attestering viktigt?
- Säkerställer korrekthet – Attestering ser till att information är korrekt innan den registreras eller betalas. Detta minskar risken för misstag och förhindrar eventuella finansiella förluster.
- Minskar bedrägeririsker – Genom att ha en attestprocess med olika personer involverade kan bedrägliga aktiviteter upptäckas och förhindras.
- Ökar ansvarstagandet – De som attesterar ansvarar för att informationen stämmer, vilket skapar en transparent process där varje steg kan spåras tillbaka till en specifik person.
- Effektiviserar interna processer – En välfungerande attestprocess kan påskynda administrativa rutiner och säkerställa att transaktioner sker smidigt.
Vem ansvarar för attestering?
I en organisation är det ofta chefer eller personer med särskilda roller som ansvarar för att godkänna dokument och transaktioner. För större transaktioner kan det krävas godkännande från högre upp i organisationen, medan mindre utgifter kan attestera på lägre nivåer. Rollen kan också inkludera olika nivåer, som en första och andra attest, där varje nivå tillför ett lager av säkerhet.
Olika typer av attestering
- Ekonomisk attestering – Kontrollerar att utgifter och inkomster är korrekta och godkända enligt budgeten.
- Adminstrativ attestering – Fokuserar på att granska administrativa dokument och processer för att säkerställa att de uppfyller interna krav.
- IT-attestering – En process som säkerställer att IT-relaterade förändringar och transaktioner är godkända och följer säkerhetsprotokoll.
Digital attestering
Många företag använder idag digitala system för attestering. Genom att använda elektroniska signaturer och automatiserade system kan organisationer snabba upp attestprocessen och göra den mer transparent. Dessutom underlättar digitala system spårning och arkivering, vilket är värdefullt vid revisioner.
Steg i attestprocessen
- Inlämning av dokument – En anställd eller leverantör lämnar in en faktura, kvitto eller ett annat dokument för attestering.
- Initial granskning – Dokumentet granskas för att säkerställa att all information är korrekt.
- Första attest – Första nivån av godkännande där informationen dubbelkontrolleras.
- Andra attest – Om det krävs, görs en ytterligare granskning av en mer ansvarig person.
- Slutgodkännande och genomförande – När alla steg är uppfyllda godkänns dokumentet och transaktionen kan verkställas.
Utmaningar och risker
Trots dess fördelar kan attestering innebära utmaningar. En tidskrävande attestprocess kan skapa flaskhalsar och försena viktiga betalningar, vilket kan påverka leverantörsförhållanden och organisationens likviditet. Det är därför viktigt att hitta en balans mellan säkerhet och effektivitet.