Att vara på tjänsteresa innebär ofta ökade levnadskostnader. Traktamente är den ersättning som arbetsgivaren betalar ut till den anställde för att täcka dessa kostnader. Syftet är att kompensera för ökade utgifter som mat, logi och diverse småutgifter.
För åren 2024 och 2025 gäller specifika regler för hur stort traktamentet kan vara och när det får betalas ut skattefritt. Det är viktigt att känna till dessa regler för att undvika över- eller underkompensation.
Vad är traktamente och varför är det viktigt?
Traktamente täcker de ökade kostnader som anställda har under tjänsteresor på annan ort. Ersättningen kan ges vid tjänsteresor både inom Sverige och internationellt och syftar till att säkerställa att arbetstagaren inte belastas av privata kostnader för mat, logi och mindre utgifter kopplade till resan.
Traktamente kan också vara skattefritt upp till vissa schablonbelopp, förutsatt att vissa kriterier uppfylls.
Skattefritt och skattepliktigt traktamente: Villkor och belopp
För att arbetsgivaren ska kunna betala ut skattefritt traktamente måste tjänsteresan uppfylla tre grundläggande krav:
- Avstånd från bostad och arbetsplats: Resan ska gå till en plats som ligger minst 50 kilometer från den anställdes bostad och ordinarie arbetsplats.
- Övernattning krävs: Tjänsteresan måste inkludera minst en övernattning, vilket definieras som en vistelse som pågår mellan klockan 00.00 och 06.00.
- Dokumentation: Tjänsteresan måste styrkas med en reseräkning som visar resans datum, tidpunkter och destination.
När dessa krav är uppfyllda kan arbetsgivaren betala ut traktamente utan att det blir skattepliktigt. Om traktamentet överstiger de skattefria schablonbeloppen, betraktas den överstigande delen som skattepliktig lön.
Maximibelopp för inrikes tjänsteresor 2024 och 2025
Det skattefria maximibeloppet för inrikes tjänsteresor i Sverige justeras årligen. För 2024 är maximibeloppet 290 kronor per heldag, medan det för 2023 var 260 kronor. För en halvdag är beloppet 145 kronor under 2024, jämfört med 130 kronor under 2023.
Exempel på hur maximibeloppen kan användas under en tjänsteresa:
- En tjänsteresa som pågår från tisdag kl 13.30 till fredag kl 17.00 skulle innebära två heldagar (onsdag och torsdag) samt två halva dagar (tisdag och fredag). Totalt skattefritt traktamente för denna resa blir 870 kronor.
- En annan resa som sträcker sig från tisdag kl 10.00 till fredag kl 20.00 innebär fyra heldagar, vilket ger ett totalt skattefritt traktamente på 1 160 kronor.
Reducering av traktamente vid längre vistelse
Om tjänsteresan varar längre än tre månader på en och samma ort reduceras traktamentet till 70% av maximibeloppet. Detta innebär att beloppet för 2024 sänks till 203 kronor per heldag. Efter två år på samma ort reduceras traktamentet ytterligare, då endast 50% av maximibeloppet får betalas ut skattefritt, vilket motsvarar 145 kronor per dag för 2024.
Denna reglering görs för att arbetsgivaren ska kunna anpassa ersättningen till de minskade levnadskostnader som en längre vistelse på samma plats medför.
Nattraktamente
Om tjänsteresan sträcker sig över nattetid, det vill säga mellan klockan 00.00 och 06.00, kan arbetsgivaren betala ut ett nattraktamente. För 2024 är det skattefria nattraktamentet 145 kronor per natt, vilket motsvarar halva maximibeloppet. Detta gäller om den anställde övernattar på annat sätt än hotell, till exempel hos en släkting eller vän.
Traktamente vid utlandsresor
Vid tjänsteresor utomlands gäller samma grundregler för skattefritt traktamente som för resor inom Sverige: Resan måste inkludera en övernattning och vara förlagd till en plats minst 50 kilometer från arbetsplats och bostad. Skatteverket fastställer ett normalbelopp för varje land, som motsvarar det svenska maximibeloppet. Normalbeloppen är anpassade till levnadskostnaderna i respektive land, vilket innebär att de kan variera avsevärt.
Traktamente vid utlandsresor delas på samma sätt som inrikes traktamente in i hel- och halvdagar samt nattraktamente. För längre vistelser över tre månader minskas ersättningen till 70% av normalbeloppet, och efter två år reduceras det ytterligare till 50%.
Reducering av traktamente vid fria måltider
När arbetsgivaren eller någon annan står för den anställdes måltider under tjänsteresan reduceras traktamentet. Beloppen för reduceringen är fasta och gäller alla typer av fria måltider, utom de som ingår i biljettpriset för allmänna kommunikationsmedel, såsom mat på flyg eller tåg.
Reduceringsbelopp för 2024 är som följer:
- Frukost, lunch och middag: reducering med 261 kr
- Lunch och middag: reducering med 203 kr
- Lunch eller middag: reducering med 102 kr
- Frukost: reducering med 58 kr
Exempel: Om en anställd har rätt till två heldagstraktamenten under 2024 och blir bjuden på en middag, reduceras traktamentet med 102 kronor. Istället för 580 kronor får den anställde då 478 kronor i skattefritt traktamente.
Viktiga faktorer att tänka på för avdragsgillt traktamente
För att traktamentet ska vara avdragsgillt måste följande kriterier vara uppfyllda:
- Minst en övernattning ingår i tjänsteresan.
- Resmålet ligger minst 50 kilometer från arbetsplatsen och bostaden.
- Resan dokumenteras med en detaljerad reseräkning.
Arbetsgivaren kan betala ut traktamentet skattefritt under dessa förutsättningar. Om kraven inte är uppfyllda blir traktamentet skattepliktigt.
Dokumentation och redovisning av traktamente
Det är viktigt att ha en korrekt dokumentation för att styrka tjänsteresan och traktamentets skattefria status. Reseräkningen bör innehålla information om resans tid, plats och varaktighet. Många företag använder digitala system som Timekeeper för att registrera traktamenten och få korrekta underlag för lön och ersättningar.